当社は、委託業務契約における利用目的の範囲内で、取引先企業から以下の目的で取り扱いを委託された個人情報を取り扱います。

• （1） 受発注処理
• • ＷＥＢ事業の支援
  • 事務用備品の管理・増設変更等
  • 受取人払い及び料金後納の申請等
  • 販売事業に係る顧客への立替返金等
• （2） 顧客管理に関する業務
• （3） 商品・サービスの品質管理に関する業務
• （4） （1）～（3）に附帯又は関連する業務
• カタログの印刷及び調製
• 式紙類の印刷及び調製
• DMの作成及び送付
• お問合せ対応

当社は、ご本人さまから直接取得した個人情報は、以下の利用目的の範囲内において利用し、他の目的には利用いたしません。また、ご本人さまの同意なく第三者提供はいたしません。

• （1） 当社事業において、お客さまより取得する個人情報
• お届け先様のお名前、ご住所、電話番号は、ご注文商品のお届けのために利用させていただきます。
• ご依頼主様のお名前、ご住所、電話番号、お支払い情報及びその他当社との取引情報は、以下の目的で利用させていただきます。
• ①受発注処理、顧客管理及び商品・サービスの品質管理に関する業務
• ②当社又は日本郵政グループ各社のカタログやDMなどの送付、その他通信販売に関する事業活動
• ③郵便等による商品やサービスなど各種情報のご案内
• ④事業活動の一環としてのマーケティングなどのための統計データの作成
• ⑤キャンペーン活動における抽選及び当選者への景品発送
• ⑥お取引に関する与信管理、回収管理、債権管理
• （2） 取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報
• 業務上必要な諸連絡・商談・契約等
• 取引先情報管理、支払い、収入処理
• （3） 役員、従業員、そのご家族、退職者の個人情報
• 業務上の連絡、勤怠管理、給与の支払、人員の配置、評価、能力開発、福利厚生、安全衛生等の労務管理の他労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令に定められた義務の履行
• 社内規定に定められた各種手続の受理、履行、管理
• 健康保険組合、企業年金等の連絡・提供
• 官公庁、参加団体等への届出･報告
• 社内報等配布物の送付、非常時の連絡
• （4） 採用応募者から取得する個人情報
• 採否の検討及び決定
• 当社の会社情報、採用情報、採否その他情報の提供及び連絡
• （5） 当社へのお問合せの際に取得する個人情報及び通話時の録音情報
• 当該お問合せへの連絡・回答
• ご請求いただいた資料等の発送

当社は、上記3-1～3-2の利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの一部または全部を委託する場合があります。

なお、受発注処理のため、お客様からいただいた個人情報の入力及びエントリー業務を外国にある第三者に委託することがあります。詳細は以下のとおりです。

当社が外国において保有個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理措置のために必要かつ適切な措置を講じております。

当社は、以下に公表する外国において、保有個人データを取り扱います。

• （1）保有個人データを取り扱う外国の名称

  当社は、当社事業に係る個人情報（申込書記載事項（氏名・住所等））のデータ入力作業の一部を個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している外国企業へ委託しています。

  委託先企業所在国：ベトナム社会主義共和国（以下、ベトナムといいます。）

  また、上記データ入力作業にあたり、ベトナムのサーバにおいて個人データを保存しています。

  ※当該外国委託先では、個人データの取扱いについて当社が講ずべきこととされている措置に相当する措置（以下、相当措置といいます。）を継続的に実施しております。
  相当措置の継続的な実施を確保するために講じている措置は、（2）のとおりです。

• （2）外国企業への個人データの提供

  当社は、個人情報（申込書記載事項（氏名・住所等））のデータ入力作業の一部をベトナムに所在する企業へ委託しております。 なお、当該外国委託先に個人データの取扱いを委託するにあたって講じている措置は、以下のとおりです。

  ①外国委託先が実施している措置等

  当社は、委託契約を締結して個人データを外国委託先へ提供しており、委託先が実施している措置に関して、毎年、書面による報告を受けることによりその措置状況を確認しております。

  また、当該委託契約においては、次に掲げる項目等を定めております。

  • 特定した利用目的の範囲内で個人データを取り扱うこと
  • 必要かつ適切な安全管理措置を講ずること
  • 従業者に対する必要かつ適切な監督を行うこと
  • 再委託の禁止
  • 個人データの第三者提供の禁止
  • 利用の必要がなくなった場合の消去

  ②委託先による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度

  ベトナムでは、政府機関などの公的機関が強制力を持って、民間組織が保有する情報にアクセスすることが可能となる法令の施行が予定されています。

  個人データ保護に関する政令

  機微性の高い個人データを処理する場合には、同国の個人データ保護委員会へ登録する義務が課せられ、個人データ保護委員会は登録された個人データを物理的に閲覧する権限を有します。（第20条、第21条）

  なお、当社は、委託先による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度に関して、毎年、委託先へ照会することにより確認しております。

  ③個人データの提供の停止

  外国委託先による相当措置の継続的な実施の確保が困難となった場合は、当該委託先への個人データの提供を停止いたします。

当社は、日本郵便株式会社のカタログ販売事業における取扱い商品の販売者として、カタログ通信販売商品のご注文にあたり、日本郵便株式会社がご依頼主様より取得した個人情報を、以下のとおり共同利用いたします。

• （1）共同して利用する個人情報の項目と利用目的

  • お届け先様のお名前、ご住所、電話番号は、ご注文商品のお届けのために利用させていただきます。
  • ご依頼主様のお名前、ご住所、電話番号、お支払い情報及びその他当社との取引情報は、以下の目的で利用させていただきます。

    ①カタログ販売事業に係る受発注処理、顧客管理及び商品・サービスの品質管理に関する業務

    ②当社又は日本郵政グループ各社のカタログやDMなどの送付、その他通信販売に関する事業活動

    ③郵便等による商品やサービスなど各種情報のご案内

    ④事業活動の一環としてのマーケティングなどのための統計データの作成

    ⑤お取引に関する与信管理、回収管理、債権管理

• （2）前（１）に定める共同して利用する個人情報の項目と利用目的は、カタログ及び申込書に明示した利用目的の範囲内とする。

• （3）共同して利用する者の範囲
  日本郵便株式会社

• （4）共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
  日本郵便株式会社

当社は、お客様からいただいた個人情報（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む）について、漏えい、滅失又はき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人情報を取扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を行います。個人情報保護のための安全管理措置に関しては個人情報の取扱いに係る社内規程において具体的に定めており、その主な内容は以下のとおりです。

• （1） 個人情報の取扱いに係る規律の整備

  当社は個人情報保護マネジメントシステムとして、個人情報保護法及び関連する法規制に準拠し、当社が取扱う個人情報の適切な保護のための個人情報保護方針、その方針に沿った個人情報取扱い業務の手順及び効果的な運用方法に関する指針を定め、社内規程を策定しています。

• （2） 組織的安全管理措置

  効果的な個人情報保護マネジメントシステムを維持するために、全社的な統括責任者を1名、社内各部署において個人情報保護委員を1～2名設置しています。また、主要な業務の役割、責任及び権限を定め、社内だけでなく委託先・再委託先においても安全管理措置を講ずるための組織体制を整備しています。

• （3） 人的安全管理措置

  個人情報の適正な取扱いを維持するため、従業員への定期的な教育及び内部監査を実施しています。

• （4） 物理的安全管理措置

  社内の個人情報を取扱う区域においては、権限を有する社員のみ入退室可能とし、同時に入退室のログ管理も行っています。また、権限を有しない者による個人情報の閲覧及び取得を防止する措置を実施しています。

• （5） 技術的安全管理措置

  社内の個人情報を取扱う情報機器及びシステムに対して、外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから情報機器を保護する仕組みを導入し、個人情報の漏えい等を防止するための措置を講じています。

• （6） 外的環境の把握

  お客様からいただいた個人情報の入力及びエントリー業務を再委託している企業の所在する国（ベトナムにおける個人情報の保護に関する制度を把握した上で、必要に応じた安全管理措置を実施しています。

当社は、ご本人さまからお預りしている保有個人データ（３-２に該当するもの）について、ご本人又はその代理人から、当社が保有する個人データに関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去・第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示（以下、「開示等のご請求」という）のお申し出があった場合、合理的な範囲内でその求めに応じます。

具体的な手続きについては、以下のとおりです。

• （1） 開示等のご請求の申出先

  開示等のご請求につきましては、開示等請求書に必要事項を記入のうえ、お申し出ください。

  【個人情報の取扱い及び開示等のご請求のお問合せ先】

  株式会社 郵便局物販サービス 個人情報保護統括管理者

  所在地：〒135-0016 東京都江東区東陽4-1-13 東陽セントラルビル

  TEL：03-6746-1850 FAX：03-6746-1855

  

• （2） 開示等のご請求における提出書面

  開示等の対応は、本人確認のうえで行いますので、次のいずれかの公的証明書のコピー（開示等の求めを行う本人の氏名及び住所が記載されている部分）をご提出ください。

  ・運転免許証　・健康保険の被保険者証　・外国人登録証明書

  ・マイナンバーカード　・パスポート

  ・その他、本人の氏名及び住所が確認できるもの

  ※ 本人確認の書類に本籍地などのセンシティブ情報が含まれる場合は、提出前に黒く塗り潰してください。

• （3） 代理人による開示等のご請求

  ①ご本人様からの請求を原則としますが、次の場合は代理人からの請求を受け付けます。

  • 本人が未成年者又は成年被後見人である場合は法定代理人からの請求
  • 開示等の求めをすることについて本人が委任した代理人からの請求

  ②代理人による請求の場合は、上記（2）の本人確認書類の他に、次のいずれかの書類をご提出ください。

  • 本人の親権者としての関係を証明する書類（戸籍謄本、住民票等）
  • 成年後見人、保佐人又は補助人登記の登記事項証明書
  • 成年後見人、保佐人又は補助人登記の登記事項証明書
  • 委任代理人である場合は、開示等の対象となる本人が署名し実印を捺印した委任状、及び捺印した印鑑の印鑑登録証明書（発行日から３ヶ月以内のものに限る）

  ※ 代理人確認の書類に本籍地などのセンシティブ情報が含まれる場合は、提出前に黒く塗り潰してください。

• （4） 開示等のご請求に対する対応

  ①本請求書を受け付け、本人（代理人）確認ができたときは、当社にて対応を検討します。次の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。その場合は、請求に応じることができない旨及びその理由を回答書により通知致します。

  • 本人又は第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
  • 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
  • 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

  ②開示等の請求に対する回答は、請求者の本請求書記載住所宛に書面送付する、または、ご希望の開示方法として指定された方法により回答致します。 なお、委任代理人による請求の場合は、開示対象個人情報のご本人様宛に回答致します。

• （5） 本請求において取得する個人情報の取扱いについて

  ①本請求書に記載頂いた個人情報は、開示等請求への対応に必要な範囲内で利用します。

  ②取得した個人情報は法令等による場合を除いて第三者に提供することはありません。また、取得した個人情報の取扱いの全部又は一部を委託することはありません。

  ③本請求書の各欄に必要事項をご記入いただけない場合は、開示等の対応ができない場合があります。

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。

• （1） 認定個人情報保護団体の名称

  一般財団法人日本情報経済社会推進協会

• （2） 苦情の解決の申出先

  認定個人情報保護団体事務局

• （3） 住所

  〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内

• （4） 電話番号

  03-5860-7565　／　0120-700-779

• ※ 当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありませんのでご注意ください。